Polityka ochrony danych osobowych
Polityka Bezpieczeństwa
Instytut Spraw Głuchych
1.DEFINICJE
a) Administrator – Instytut Spraw Głuchych z siedzibą w Warszawie, ul. Belgijska 4/14, 02-511 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000626519, NIP: 5213740812, REGON: 364881814. Adres e-mail do kontaktu z Fundacją: biuro@isg.org.pl
b) Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
c) Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.
d) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
e) Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora.
2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
a) W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
b) Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania. Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
c) Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.
3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
a) Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: biuro@isg.org.pl lub adres korespondencyjny: ul. Belgijska 14/4, 02-511 Warszawa.
b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail iodo@tlumaczemigowi.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratora.
4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
a) W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
b) Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
c) Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
5. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA
a) W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z działaniami statutowymi realizowanymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
b) Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością statutową.
c) Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
ZBIERANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
a) W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW LUB KLIENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM
a) W związku z zawieraniem umów, Administrator pozyskuje od kontrahentów / dostawców dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
b) Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.
c) Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
WARSZTATY, SZKOLENIA, KONFERENCJE LUB TELEKONFERENCJE
a) W związku z prowadzoną działalnością statutową Administrator organizuje warsztaty, szkolenia, konferencje lub telekonferencje, w których biorą udział uczestnicy udostępniający Administratorowi Dane osobowe. Zakres danych jest ograniczony do danych niezbędnych do rejestracji, umożliwienia uczestnictwa, udokumentowania przebiegu lub ewentualnego wysłania podziękowań i materiałów szkoleniowych po takim wydarzeniu. Zazwyczaj do zakresu Danych zbieranych w tym wypadku zaliczane jest imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu lub adres korespondencyjny.
b) Takie Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania warsztatu, szkolenia, konferencji lub telekonferencji. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację wydarzenia.
c) Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji warsztatów, szkoleń, konferencji lub telekonferencji, w tym okres wysyłania ewentualnych podziękowań i materiałów szkoleniowych po takim wydarzeniu.
ZBIERANIE DANYCH OSOBYCH OSÓB, KTÓRE WYRAZIŁY ZGODĘ NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU
a) W związku z prowadzoną działalnością statutową Administrator przetwarza Dane osobowe w postaci wizerunku osób, które wyraziły zgodę na rozpowszechnianie wizerunku. Rozpowszechnianie wizerunku ma na celu informowanie i promowanie działalności statutowej Administratora.
b) Takie Dane osobowe są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
c) Dane osobowe są przetwarzane przez okres trwania kampanii lub innej inicjatywy promującej działalność statutową Administratora, w której wykorzystano Dane osobowe w postaci wizerunku osoby, która wyraziła na to zgodę.
ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH
a) W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów zawodowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością statutową.
b) Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
6. ODBIORCY DANYCH
a) W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. Dane są też ujawniane podmiotom powiązanym z Administratorem.
b) Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
a) Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
- współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
- stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
- stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
- w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
- Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
a) Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
b) Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
a) Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
- prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
- prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
- prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
- prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
- prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
- prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
- prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
- prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
- prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
a) Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
1) w formie pisemnej na adres: Instytut Spraw Głuchych, ul. Belgijska 14/4, 02-511 Warszawa;
2) drogą elektroniczną na adres e-mail: iodo@tlumaczemigowi.pl.
3) Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
4) Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
5) Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
6) W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi udziela się drogą elektroniczną.
7) Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.
10. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
a) Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
b) Aktualna wersja Polityki został przyjęta dnia 11 grudnia 2020 r.